Как в ворде сделать зеркальные страницы


Как в ворде сделать зеркальные страницы

Как в ворде сделать зеркальные страницы

Как в ворде сделать зеркальные страницы



C начала было слово (Word)

Установка размера полей и формата бумаги

Установка размера полей и формата бумаги

На первом этапе создания документа устанавливается так называемый макет . страницы. Под макетом подразумеваются такие, параметры страницы, как размер, ориентация, поля, разделение текста на колонки, положение колонтитулов и т. д. Служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов, на которых задаются нужные поля для определения области размещения текста. В нашей стране используются для управленческих документов форматы ряда А (некоторые представлены в табл. 2), принятые Международной организацией по стандартизации. При изготовлении служебных бланков используются два основных формата - А4 и А5. Допускается использование бланков форматов A3.

Таблица 2. Типовые форматы, используемые в делопроизводстве

Обозначение Размер, мм A3   297x420   А4   210x297   А5   148x210   А6   148x105  

Вид страницы документа задается в диалоговом окне Параметры страницы (рис. 31).

1. Выберите в меню Файл команду Параметры страницы (File, Page Setup).

2. Откройте закладку Размер бумаги (Paper Size).

3. Отметьте переключатель Книжная (Portrait) в поле Ориентация (Orientation).

4. В списке Размер бумаги (Paper Size) выберите А4.

Рис. 31. Параметры страницы

Теперь необходимо установить значения полей на странице создаваемого до кумента. Документ должен иметь поля: левое - не менее 20 мм, верхнее - не м е нее 10 мм, правое и нижнее - не менее 8 мм.

1. Перейдите на закладку Поля (Margins) .

2. Установите нужные значения параметров, вводя значения в поля ввода и устанавливая соответствующие переключатели (рис. 32).

Рис. 32. Закладка Поля окна Параметры страницы

Колонтитулы - это текст, рисунок или и то и другое, повторяющиеся на большинстве страниц документа. Колонтитулы обычно размещаются в верхней и/или нижней части страницы.

Таблица 3. Элементы диалогового окна Параметры страницы

Элемент экрана Функция Применить Область действия новых установок полей (используется при разбиении документа на разделы и секции) Зеркальные поля Поля, зеркально отражающие друг друга (применяются при двухсторонней печати) 2 страницы на листе Печать двух страниц на бумаге формата А4 Переплет Увеличение на соответствующую величину внутренних полей От края до колонтитула Отступ от края страницы до области колонтитула Положение переплета Положение заданного значения переплета

Таким образом, заданные установки определяют автоматическое разбиение текста на страницы и ориентацию страницы для создаваемого документа.

Создание документа - это процесс

Создание и оформление документа на компьютере начинается с вызова формы (шаблона), на базе которой будет создаваться документ. Это может быть встроенный шаблон Word, бланк организации, унифицированная форма, разработанная в организации, или чистый лист.

Для автоматизации делопроизводственных процессов чаще всего используются заранее созданные шаблоны всех основных видов документов. Это ускоряет процесс создания, обработки и поиска документа, а главное, избавляет от многочисленных ошибок в их оформлении. Рекомендуется создавать следующие виды шаблонов: общий бланк организации, бланк письма, бланки конкретных видов документов (приказы, распоряжения, акты и т. д.).

При первоначальном открытии Word документ по умолчанию создается на основе шаблона Обычный, который содержит информацию о стилях абзацев и символов, о параметрах страниц, панелях инструментов, которые будут выведены на экран.

Далее рассматриваются возможности текстового процессора Word для создания документов и/или шаблонов.

Ввод текста

После того как выбран шаблон документа и установлены параметры страницы, можно вводить текст документа.

Тексты, набранные на компьютере, отличаются от набранных на машинке. Кроме знаков, доеденных с клавиатуры, если установлен соответствующий реж и м, на экране могут появляться так называемые непечатаемые символы:

- символ конца абзаца;

- символ табуляции;

  - символ конца строки без окончания абзаца и др.

По умолчанию Word выводит на экран все непечатаемые символы. Эти символы помогают видеть расположение текстовых объектов на странице документа и выводятся на экран, но не на печать. Удалить их можно с помощью клавиш Delete или Backspace.

Для того чтобы скрыть или вновь отобразить эти символы, надо нажать кнопку на панели инструментов Стандартная.

Ввод нового текста осуществляется в активном окне в позиции, на которой установлен курсор.

При перемещении мыши указатель меняет форму в зависимости от положения на экране. В области текста он имеет вид вертикальной черты с насечками I.

Курсор в тексте имеет вид мигающей вертикальной черты |.

При вводе текста обратите внимание на место указателя мыши и курсора. Их легко спутать.

 

Ввод текста поверх существующего осуществляется в режиме Замены .

Для установки режима Замены/Вставки дважды щелкните на кнопку Зам (замена) в строке состояния.

Пропущенную букву можно вставить при вводе в режиме Вставки, при этом строка автоматически раздвигается вправо.

Удалить текст можно с помощью клавиш Delete или Backspace.

При вводе текста с помощью встроенного алгоритма переноса обеспечивается автоматический переход на следующую строку.

Нажатие клавиши Enter фиксирует конец текущего абзаца и переход к следующему.

Разбиение на строки для создания новой строки в рамках одного абзаца осуществляется одновременным нажатием клавиш Shift + Enter.

Разбиение на страницы при вводе текста осуществляется автоматически, при этом создаются так называемые "мягкие" разделители страниц.

Иногда необходимо начать текст с новой страницы, когда предыдущая еще не заполнена; нажатие клавиш Ctrt+Enter создает "жесткое" разделение текста в определенном месте документа.

Жесткий разделитель страниц представляется на экране (просмотр в меню Вид, Обычный) в виде линии из точек со словами Разрыв страницы.

Для удаления жесткого разделителя страниц следует поместить курсор в конец абзаца, предшествующего разделению, и нажать клавишу Delete.

Прежде чем редактировать объект, надо его выделить

Редактирование текста начинается с его выделения. Над выделенным текстом могут быть произведены следующие операции:

  • форматирование;
  • копирование;
  • удаление;
  • печать.

Для выделения объектов используются мышь, клавиши и так называемая колонка маркировки.

Колонка маркировки - это необозначенная часть экрана в левой части окна документа, которая используется для выделения текста. Когда указатель мыши находится в этой области, то он меняется на стрелку выделения. Колонка маркировки представляет собой простейший способ выделения строки, абзаца или целого документа.

Таблица 4. Способы выделения текста

Текстовый объект Способы выделения Слово Щелкните дважды в границах слова Предложение Удерживая клавишу Ctrl щелкните в границах предложения Строка Щелкните на колонке маркировки слева от нужной строки Несколько строк Протащите указатель мыши в колонке маркировки от первой до последней строки Абзац Щелкните дважды на колонке маркировки слева от нужного абзаца Весь документ Три раза щелкните или, удерживая клавишу Ctrl щелкните на колонке маркировки

Область выделенного текста может быть расширена. Для этого, удерживая клавишу Shift, щелкните на последнем объекте выделяемого текста.

Область выделения может быть расширена на один символ, если, удерживая клавишу Shift, нажать на нужную клавишу перемещения курсора.

При выделенном текстовом блоке нажатие клавиши Enter удаляет текст.

 

У пражнение

Создание письма

1 . Откройте файл на основе шаблона Обычный.

2. Введите текст письма, показанного ниже:

Название организации-адресата
Страна
Почтовый индекс
Город Адрес
Уважаемый/ая [Имя],
Напоминаем Вам о том, что конференция состоится 12 июня 2001 года. Прошло уже три дня после отправки Вам приглашения по факсу. Прошу Вас ответить не позднее 01.05.2001.
Всегда Ваш,
[Имя]

3. Сохраните файл с именем Приглашение.doc

Поиск и замена текста

При оформлении однотипных документов иногда требуется поменять только несколько слов в существующем документе. Это может быть название организации, товара, срок реализации и т. п. Эти операции могут быть выполнены с помощью команд Найти и Заменить в меню Правка.

Сначала было слово (Word) 61

Команда Найти (Find) используется для нахождения слов и фраз в документе.

1. Выберите Правка, Найти (Edit, Find), чтобы открыть диалоговое окно (рис. 33).

2. Введите текст в поле Найти (Find What). Выберите нужные опции для поиска.

3. Выберите Найти далее (Find Next), чтобы найти следующее искомое употребление. -Л

4. Выберите Отмена (Cancel), когда операция поиска завершена.

Когда произведен поиск по всему документу, на экране появляется информационное окно с надписью Просмотр документа окончен. Word завершил поиск текста.

Рис. 33. Поиск текста

Таблица 5. Параметры поиска

Параметр поиска Описание Учитывать регистр Производится поиск примеров, буквы которых в точности соответствуют буквам (прописным или строчным) в поисковом тексте Только слово целиком Осуществляется поиск целых слов, которые соответствуют словам в поисковом тексте Подстановочные знаки Для поиска используются специальные символы Произносится как Для поиска слов близких по произношению Все словоформы Осуществляется поиск слов, которые образованы от данного слова Направление Осуществляется изменение направления

Комбинация клавиш Shift+F4 используется для повторения поиска после закрытия диалогового окна "Найти".

Команда Заменить (Replace) используется для поиска слов и фраз и замены их в документе на заданные слова и фразы (рис. 34).

Рис. 34. Замена текста

1. Выберите Правка, Заменить (Edit, Replace). Появляется диалоговое окно.

2. Введите текст для поиска, например конференция, в строку Найти (Find) и текст для его замены, например семинар, в строку Заменить на (Replace).

3. Выберите Найти далее (Find Next), чтобы начать поиск, и найдите первое употребление поискового текста.

Когда поисковый текст найден, Word выделяет его.

Выберите один из следующих вариантов, чтобы продолжить операцию замены:

1. Выберите Найти далее (Find Next), чтобы, не производя замены, перейти к поиску второго употребления поискового текста.

2. Выберите Заменить (Replace), чтобы сначала заменить выделенный текст, а затем перейти к поиску следующего употребления.

3. Выберите Заменить все (Replace All), чтобы найти и заменить сразу все употребления поискового текста.

После завершения операции замены закройте окно.

Когда произведен поиск по всему документу, на экране появляется информационное окно с надписью о том, что Word завершил поиск по документу и было сделано определенное количество замен.

Перемещение и копирование текста

Операции перемещения и копирования особенно часто используются теми, кто не любит делать одну и ту же работу дважды. При создании однотипных документов эта операция используется особенно часто.

Для перемещения текста необходимо сначала выделить текст, затем вырезать его и перенести в новое место. Для копирования выделенный текст необходимо поместить в буфер обмена, а затем копию этого текста - в новое место.

Команда Вырезать (Cut) используется для удаления выделенного текста из документа и помещение этого текста в буфер обмена. Команда Копировать (Сору) используется для помещения копии выделенного текста в буфер обмена.

Команда Вставить (Paste) используется для вставки содержимого буфера обмена в место нахождения курсора ввода. Если команда Вставить (Paste) используется при выделенном тексте, то этот текст заменяется на содержимое буфера обмена.

Текст, помещенный в буфер обмена, может быть вставлен в любой документ Word или в любое другое приложение Windows.

1. Выделите текст, который вы хотите вырезать или скопировать.

Если выделенный текст должен быть перемещен, выберите Правка, Вырезать (Edit, Cut).

Если выделенный текст предназначен для копирования, то выберите Правка, Копировать (Edit, Copy),

2. Поместите курсор ввода в то место, куда должен быть перемещен вырезанный или скопированный текст, и выберите Правка, Вставить (Edit, Paste).

Эти операции можно выполнить также с помощью кнопок на Стандартной панели инструментов.

1. Выделите текст, который вы хотите вырезать или скопировать;

2. Щелкните мышью на кнопке Вырезать - или на кнопке Копировать - на Стандартной панели инструментов.

3. Щелкните мышью на кнопке Вставить - на Стандартной панели инструментов.

Содержимое буфера обмена остается неизменным до следующего вырезания или копирования.
 

Перетаскивание данных (функция Drag-and-Drop)
Перетаскивание данных используется для перемещения или копирования выделенного текста при помощи перетаскивания мышью его в новое место. Эта функция особенно полезна для перемещения или копирования на маленькие расстояния.

В процессе перетаскивания отделенного текста курсор мыши меняется .   Новое место предполагаемого помещения текста обозначается пунктирным курсором ввода.

1. Выделите текст, который хотите переместить или скопировать.

2. Поместите указатель мыши на выделенный текст.

3. Чтобы переместить выделенный текст, удерживая левую кнопку мыши, перетащите пунктирный курсор ввода в новое место.

Чтобы скопировать выделенный текст, удерживая левую кнопку мыши и клавишу клавиатуры Ctrl, перетащите пунктирный курсор ввода в нужное место,

4. Отпустите кнопку мыши, чтобы завершить перемещение/копирование.

По одежке встречают (Оформление документа)

На предприятиях, как правило, существует определенный порядок оформления документов. Большинство документов оформляются на бланках предприятия и имеют установленный набор реквизитов и определённый порядок их расположения. Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, поэтому дизайн оформления бланка, фирменный стиль, набор сведений о предприятии, их расположение на листе имеют большое значение в бизнесе. Для оформления документа в текстовом процессоре Word существуют специальные операции и команды.

Форматирование текста

Форматирование текста включает набор операций изменения шрифтов и их характеристик на странице документа. Шрифт представляет собой набор букв, цифр, символов, знаков пунктуации определенного вида. Набор шрифтов, которые можно применять при создании документа, зависит от типа принтера и шрифтов, установленных на компьютере.

Использование в одном документе разного шрифтового оформления - самый распространенный прием форматирования. Средства шрифтового оформления применяются для следующих целей:

  • Выделения текста для акцентирования отдельных фраз, слов, цитат и т. д.
  • Оформления заголовков и подписей
  • Набора специального текста (формул, индексов, примечаний).

Внешний вид текста зависит не только от выбранного шрифта, но и от его размера. Обычно размер шрифта измеряется в пунктах (1 пункт (пт) = 0,376 мм). В документах, как правило, применяется размер основного шрифта 10-12 пт, для заголовков размер увеличивается, для примечаний и ссылок уменьшается.

Эти операции реализуются с помощью команды Шрифт из меню Формат и задания соответствующих установок.

Х арактеристики символов:

шрифт (Arial, Times New Roman, Peterburg).

Размер (8,10,14).

Положение на строке (м 2, x i ) .

Начертание шрифта (Обычный, Полужирный, Курсив, Полужирный курсив).

Регистр (строчные, ПРОПИСНЫЕ).

Интервал (обычный, уплотненный, р а з р е же н н ы и)

Для изменения характеристик текста можно воспользоваться командой Шрифт из меню Формат (Format, Font) (рис. 35) или соответствующими кнопками панели Форматирование.

Рис. 35. Изменение характеристик шрифта

1. Выделите текстовый объект (символ, слово, предложение, строку и т. д.).

2. Выберите команду Шрифт из меню Формат (Format, Font).

3. Выберите закладку Шрифт (Font).

4. Задайте характеристики, как показано на экране.

Изменение интервалов шрифта и смещение текста осуществляется при выборе закладки Интервал (Character Spacing) (рис. 36). Разреженный интервал может использоваться для выделения некоторого слова в тексте, смещение текста применяется для создания подстрочника в заполняемой форме.

Рис. 36. Закладка Интервал окна Шрифт

Таблица 6. Значения полей окна Шрифт (закладка Интервал)

Название поля Содержание Интервал Обычный, Разреженный, Уплотненный Смещение Нет, Вверх, Вниз На   Значение изменения интервала в пунктах

Отмена действий

Word позволяет отменить сделанные операции. Команда Отменить (Undo) в меню Правка (Edit) контекстно зависима; когда пользователь набирает или редактирует текст, будет предложена команда, соответствующая последней выполняемой операции.

На Стандартной панели для отмены последней команды следует нажать кнопку Отменить (Undo) или отменить несколько команд, выбрав их из списка.

Выбор команды Отменить (Undo) во второй раз будет изменять команду на Ве рнуть (Redo) и т. д.

Для отмены последнего действия нажмите кнопку "Отменить" на , "Стандартной" панели инструментов. Для восстановления отмененной операции нажмите кнопку "Вернуть" на "Стандартной" панели инструментов.

Действия, которые были применены к отдельным числовым форматам в тексте, могут быть повторены посредством использования команды Повторить (Repeat).

Форматирование абзацев

Понятие абзаца в текстовом процессоре Word имеет более широкий смысл, чем традиционный термин "абзац", обозначающий законченную смысловую единицу текста или отступ в начале строки (красная строка). В документах Word - это текстовый блок, заканчивающийся символом для которого задается описание оформления. Конец абзаца задается нажатием клавиши Enter.

Характеристики абзаца

Выравнивание (влево, вправо, по центру, по ширине).

Интервалы (перед, после, междустрочный).

Отступы/выступы (текст с отступом первой строки, текст с выступом).

Положение на странице.

Выравнивание абзаца

Для изменения расположения строк на странице документа в Word используются разные способы горизонтального выравнивания текста:

  • выравнивание текста по левому полю;
  • центрирование текста;
  • выравнивание текста по правому полю;
  • выравнивание текста по ширине.

Изменение выравнивания для абзаца можно осуществить, выбрав команду Абзац в меню Формат (Format, Paragraph) в поле Выравнивание (Alignment) или с помощью соответствующих кнопок панели инструментов Форматирование -

Выравнивание по ширине используется для равномерного заполнения области текста на странице.

Интервалы перед и после абзаца, как правило, увеличиваются для заголовков и выделенного текста. Междустрочный интервал задается с учетом размера шрифта и количества строк на странице.

Отступ используется для красной строки, выступы - для библиографических справок, словарных терминов, выводов, а также маркированных и пронумерованных списков.

Для задания характеристик абзаца выберите команду Абзац из меню Формат (Format, Paragraph) (рис. 37).

Рис. 37. Характеристики абзаца

Задание интервалов для абзаца

1. Выделите абзацы, интервалы между которыми необходимо изменить.

2. В меню Формат выберите команду Абзац (Format, Paragraph), а затем закладку Отступы и интервалы (Indents and Spacing).

3. Для изменения интервалов перед или после каждого абзаца введите необходимое значение в поля Перед и После в группе Интервал.

4. Для изменения интервалов между строками выберите необходимый интервал из списка Междустрочный.

Задание междустрочного интервала

1. При выборе параметра Точно или Минимум необходимо ввести значение междустрочного интервала в пунктах в поле Значение.

2. При выборе параметра Множитель в поле Значение необходимо ввести множитель числа строк.

Задание отступов (выступов)

1. Задание отступов (выступов) абзаца осуществляется в группе Отступ заданием значений в поле Слева или Справа.

2. При выборе в поле Первая строка значения Отступ задается значение отступа для красной строки.

Упражнение

 Форматирование текста

1. Откройте файл Приглашение. d ос .

2. Введите новые данные и выполните форматирование текста по образцу, представленному ниже.

АО "Открытые системы" Начертание полужирный Шрифт Arial размер 11 РСФСР   Регистр ПРОПИСНЫЕ 125130

Москва, ул. Тверская,

1 0 11.04.02

Междустрочный интервал Двойной

Уважаемый г-н Иванов!

Выравнивание По центру Напоминаем Вам о том, что конференция состоится 12 июня 2001 года. Прошло уже три дня после отправки Вам приглашения по факсу. Красная строка Интервал между буквами разреженный Сообщите, нужен ли Вам номер в гостинице   Интервал перед абзацем б пунктов Всегда Ваш, подпись   Смещение текста (подпись) вниз на 3 пункта

Границы и заливка

К абзацу можно применить множество различных вариантов оформления с использованием обрамления и заливки. Обрамление абзаца может включать в себя различные комбинации верхних, нижних, левых или правых линий, либо рамку вокруг данного абзаца. Каждой линии может присваиваться отдельный стиль оформления или толщина. При помощи заполнения можно добиться разной степени затемнения выделенной области и создания различных узоров.

Длина горизонтальных линий обрамления зависит от абзацных отступов, т. е . линии сверху и снизу абзаца начинаются с позиции левого отступа и заканчиваются на позиции правого отступа.

Атрибуты обрамления и заливки в выделенном абзаце (или абзацах), который содержит курсор ввода, могут быть изменены при помощи панели инструментов. Для того чтобы вывести панель Внешние границы на экран, щелкните на кнопке на панели Форматирование.

Диалоговое окно Границы и заливка (Borders and Shading) открывается при выборе команды Границы и заливка из меню Формат (Format, Borders and Shading) (рис. 38).

Рис. 38. Границы и заливка

Диалоговое окно Границы и заливка также можно использовать для создания заливки и границ абзаца, выбирая соответствующие типы границ и линий. Выполненную операцию по форматированию текста можно отменить.

  Списки

Списки в документе можно создавать, используя команды форматирования. Абзацы, содержащие элементы списка, могут быть оформлены как пронумерованные или списки с маркерами. Для этого используется команда Список в меню Формат (Format, Bullets and Numbering) и кнопки форматирования списка Маркеры -

и Нумерация - , которые расположены на панели инструментов

Форматирование . По умолчанию Word устанавливает отступ строки, равный 0,8 см для списков с маркерами, и отступ, равный 0,63 см, для пронумерованных списков. Текст абзаца списка выравнивается по левому краю и начинается с левого абзацного отступа.

Создание списка

1. Выделите абзацы для форматирования.

2. Щелкните по кнопке Маркеры - на панели инструментов Форматирование или по кнопке Нумерация -

Команда автоматически присваивает номера выделенным абзацам или вставляет символы перечисления.

Для того чтобы прервать маркировку для одной строки или нумерацию списка, следует повторно щелкнуть по кнопке маркировки списка на панели инструментов.

Диалоговое окно Список открывается при выборе Формат, Список (Format, Bullets and Numbering) и может использоваться для выбора типа нумерации и маркеров (рис. 39).

После нажатия кнопки Изменить появляется диалоговое окно изменения маркера и задания дополнительных установок форматирования списков (рис. 40).

Упражнение

 Создание списка

1. Создайте список лиц, приглашенных на конференцию.

2. Прервите список и введите комментарий для пятого элемента списка.

3. Возобновите список.

Список лиц, приглашенных на конференцию

  • Андреев ВЛ.
  • Борисов П.О.
  • Васильев Л.Р.
  • Галич А.К.
  • Иванов П.Р.

 (ответ не получен)

  • Петров В.Д.

Рис. 39. Списки

Рис. 40. Изменение маркированного списка

Табуляция - это отступ и выравнивание одновременно

Табуляторы могут использоваться для создания колонок в документе. Табуляторы, указывающие положение и вид выравнивания текста, устанавливаются на линейке.

Нажатие клавиши Tab при вводе текста перемещает курсор ввода и следующий за ним текст на новую позицию табулятора. Выравнивание текста соответствует виду данного табулятора. В тексте появляется непечатаемый символ табуляции →, который отмечает место нажатия клавиши Tab.

По умолчанию табуляторы установлены через каждые 1,27 см и выровнены по левому краю.


Табулятор может иметь заполнитель, который появляется перед табулятором. Табуляторный заполнитель имеет вид точек, тире или прямой линии.

Чтобы указать местоположение и вид табуляторов, Word определенным образом располагает соответствующие им маркеры табуляции на координатной линейке (табл. 7).

Таблица 7. Маркеры табуляции

Маркер табуляции Описание Выравнивание по левому краю Выравнивание по правому краю Центрирование Выравнивание текста по десятичной точке На месте табулятора появляется вертикальная черта

Табуляционная кнопка используется для выбора типа табулятора при помощи линейки табуляции. Щелкайте на кнопке до тех пор, пока не появится нужный тип табулятора.

Для изменения табулятора переместите его по линейке. Во время перемещения табулятора по линейке его исходное положение выделено серым цветом.

Для удаления табуляторов перетащите маркер табулятора вниз за пределы линейки.

Чтобы открыть диалоговое окно Табуляция, выберите команду Табуляция из меню Формат (Format, Tabs) (рис. 41).

Рис. 41. Диалоговое окно Табуляция

Диалоговое окно Табуляция содержит опции для более точной установки табуляторов, их изменения, для удаления всех табуляторов или установки их по умолчанию.

Упражнение

 Использование табуляции для задания реквизитов заголовка письма

1. Установите табуляторы на линейке.

2. Оформите заголовок письма, как показано на рис. 42.

Рис. 42. Примеры установки табуляции

Документ в стиле ретро

Стиль - это набор описаний оформления текста (параметров шрифта, абзаца, обрамления, языка, табуляторов и т. д.), которому присваивается уникальное имя. После применения стиля к любому выделенному объекту в документе текст автоматически получает нужное, оформление.

В Word существует набор различных стилей (таблица стилей), каждый из которых имеет свое имя.

Оформление документа с применением стиля экономит много времени, так как, во-первых, выполняется целый набор действий по форматированию за один раз, во-вторых, один стиль может применяться многократно, в том числе в совершенно разных документах, в-третьих, изменяя стиль, можно переоформить сразу несколько абзацев, для которых этот стиль был установлен.

При сохранении документа стили сохраняются вместе с ним.

Word поддерживает два типа стилей для документов: стили абзаца и стили символов. Стиль символа (помечается значком а ) - это форматирование, применяемое к элементу текста (букве, слову, фразе) и характеризующее начертание текста. Стиль абзаца (помечается значком ¶ ) - это совокупность форматирования шрифта и абзаца, применяемая ко всему абзацу или нескольким абзацам. По умолчанию Office присваивает всем абзацам стиль абзаца Обычный (Normal).

Каждый шаблон документа содержит набор собственных стилей. Установки по умолчанию для основных стилей представлены в табл. 8.

Таблица 8. Стили шаблона Новый документ (Blank Document)

Стиль Форматирование Основной шрифт абзаца (Default) Форматы не определены   Заголовок 1
(Heading 1)
Шрифт Arial 14 пт, полужирный
Кернинг для символов размером 14 пт и более
Интервал перед - 12 пт
Интервал после -Зпт
Не отрывать от следующего, Уровень 1
  Заголовок 2 (Heading 2) Шрифт Arial 12 пт, полужирный курсив
Интервал перед - 12 пт
Интервал после - 3 пт
Не отрывать от следующего, Уровень 2
  Заголовок 3 (Heading 3) Шрифт Arial 12 пт
Интервал перед - 12 пт
Интервал после - 3 пт
Не отрывать от следующего, Уровень 3
  Обычный (Normal) Шрифт Times New Roman 10 пт
Выравнивание по левому краю
Межстрочный интервал Одинарный
Запрет "висячих" строк

Создание или изменение стилей осуществляется при выборе в меню Формат команды Стиль (Format, Style) (рис. 43).

Рие. 43. Диалоговое окно Стиль

Основные функции элементов окна Стиль описаны в табл. 9.

Таблица 9. Элементы окна Стиль

Элемент экрана Функция Создать Для определения нового стиля Изменить Для изменения параметров стиля. Открывается диалоговое окно аналогичное окну Создать стиль Организатор     Для копирования стилей, элементов Автотекста, макросов из текущего документа в шаблон или в другой документ Список Для выбора используемых стилей или всех доступных стилей Применить Для применения стиля к выделенному объекту

Применение стиля

Пользователь может применять стили одним из трех способов:

  • с помощью поля Стиль (Style) на панели Форматирование
  • с помощью команды Стиль из меню Формат (Format, Style);
  • с помощью горячих клавиш.

Наиболее быстрый способ применения стилей- это использование поля Стиль (Style) , которое выводит список всех доступных стилей для текущего документа.

1. Поместите курсор ввода в абзац, к которому нужно применить стиль.

2. Откройте поле со списком Стиль (Style) на панели Форматирование .

3. Выберите нужный стиль.

Создание стилей

Создание собственного стиля позволяет пользователю применять индивидуальные установки форматирования текста в разных документах.

Новые стили могут быть созданы двумя способами: по образцу и с помощью выбора пункта меню Формат, Стиль (Format, Style).

Создание стиля по образцу

Создание стиля по образцу позволяет пользователю создать новый стиль, основанный на ранее отформатированном абзаце. Форматирование выбранного абзаца сохраняется в виде стиля. Таким способом могут создаваться только абзацные стили.

1. Отформатируйте абзац по вашему желанию.

2. Выделите этот абзац.

3. Выберите Формат (Format), Стиль (Style) для открытия диалогового окна Стиль .

4. Выберите Создать (New) . Появляется диалоговое окно Создание стиля (New Style) (рис. 44).

5. Введите имя нового стиля.

6. Выберите, если необходимо, стиль для применения к следующему абзацу.

7. По окончании нажмите ОК и закройте окно.

Создание стиля с помощью меню

1. Выберите команду Стиль из меню Формат и нажмите кнопку Создать (Format, Style, New) .

2. Введите имя стиля и, при желании, информацию для следующих абзацев.

3. Нажмите кнопку Формат и задайте для этого стиля характеристики шрифта, абзаца, табуляции и т. п.

4. По окончании нажмите ОК .

5. Выберите Применить в диалоговом окне Стиль для применения форматирования к абзацу.

Рис. 44. Создание стиля

Основные функции элементов окна Создание стиля описаны в табл. 10.

Таблица 10. Элементы окна Создание стиля

Элемент экрана Назначение Имя     Указание имени нового стиля Стиль     Указание типа стиля Основан на стиле     Установки базового стиля Формат   Определение параметров шрифта, абзаца, обрамления, табуляции, языка и т. п.   Клавиша   Определение клавиши для быстрого применения стиля к форматируемому тексту   Обновлять автоматически   Обновление текста документа, использующего данный стиль, при изменении стиля  

Изменение стилей

Стиль по необходимости может быть изменен пользователем. Как только стиль будет модифицирован, при установке переключателя Обновлять автоматически весь текст, которому присвоен этот стиль, автоматически изменит свой вид. Это гарантирует соответствие текста документа, использующего данный стиль, всем последним изменениям стиля.

Можно модифицировать стиль документа с помощью поля Стиль на панели Форматирование или выбрав пункт Стиль в меню Формат.

1. Выполните необходимые изменения форматирования текста или абзаца.

2. Выберите стиль, который вы хотите переопределить на основе выполненного форматирования из поля со списком Стиль (Style).

Word выдаст запрос о подтверждении переопределения стиля. Выберите эту команду для переопределения стиля, основанного на изменениях, примененных к тексту или абзацу.

3. По окончании нажмите ОК .

Изменение стиля в диалоговом окне

1. Выберите команду Стиль в меню Формат (Format, Style).

2. Из списка выберите стиль, который хотите изменить, и выберите Изменить (Modify).

3. Нажмите кнопку Формат (Format).

4. Выполните необходимые изменения форматирования.

5. По окончании нажмите ОК.

Форматирование по образцу

В качестве альтернативы созданию стилей может быть использован Формат по образцу (Format Painter). Он необходим, если есть отформатированный фрагмент текста и вы хотите применить такое же форматирование к другому фрагменту, не форматируя при этом весь документ.

1. Выделите текст, содержащий форматы для копирования.

2. Щелкните на кнопку Формат по образцу (Format Painter) - . Указатель мыши примет вид кисточки.

3. Выделите текст, к которому будет применено форматирование.

Формат по образцу (Format Painter) может также использоваться для форматирования последовательно нескольких фрагментов текста.

1. Выделите текст, содержащий формат для копирования.

2. Дважды щелкните на Формат по образцу (Format Painter).

3. Выделяйте последовательно фрагменты текста, куда будет применено форматирование.

4. Щелкните на Формат по образцу (Format Painter). Указатель мыши опять примет исходный вид.

Текст, отформатированный при помощи "Формата по образцу" (Format Painter), не будет изменен в случае изменения форматирования исходного текста.
 

Упражнение

Создание нового стиля Обращение по образцу для документа Приглашение. d ос

Уважаемый г-н Иванов!
Образец стиля

1. Откройте документ Приглашение .d ос .

2. Введите и выделите текст обращения.

3. Отформатируйте текст следующим образом: Шрифт A ri al, размер 11, начертание полужирный курсив, интервал разреженный на 3 пт.

4. Щелкните на поле Стиль.

5. Напишите поверх уже существующего стиля в поле Стиль (Style) Обращение и нажмите Enter.

Чтобы оформить текст вновь созданным стилем:

1. Поместите курсор ввода в нужный абзац.

2. Откройте поле со списком Стиль (Style) и выберите стиль Обращение.

3. Примените стиль Обращение к следующему абзацу и отмените операцию.

Многообразие и подобие документов

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением различных видов документов. При всем их многообразии можно выделить основные группы документов вне зависимости от рода деятельности предприятия:

  • организационные документы (устав, учредительный договор, штатное расписание, должностные инструкции и др.);
  • распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения);
  • документы по личному составу (трудовые контракты, личные карточки, анкеты);
  • финансово-бухгалтерские документы (годовые отчеты, бухгалтерские балансы, акты ревизий, счета, накладные и др.);
  • информационно-справочные документы (акты, письма, справки, факсы, докладные записки).

Оформляющая часть во всех документах практически одинакова. Отличаются в основном заголовочные части документов. При использовании программ Office следует помещать в шаблоны именно заголовочные реквизиты документов.

Реквизиты документов

Под реквизитом понимается элемент официального документа. Оформление документа требует проставления соответствующих необходимых реквизитов.

Как было сказано выше, состав реквизитов, правила их оформления и местоположение на листе определены в ГОСТ Р 6.30-97. Максимальное число используемых реквизитов в документах управления - 31. К наиболее важным реквизитам относятся:

  • наименование организации,
  • название вида документа,
  • дата,
  • индекс документа,
  • адресат,
  • грифы утверждения и согласования документа,
  • резолюция,
  • текст документа.

Использование шаблонов Microsoft Word при создании типовых документов

Для рационализации документирования применяются бланки официальных документов - стандартные листы бумаги с воспроизведенной на них постоянной информацией и местом, отведенным для изменяемой информации. Стандартный бланк можно рассматривать как шаблон для создания однотипных документов.

Microsoft Word содержит большой набор разнообразных шаблонов. Следует учитывать, что расположение реквизитов в этих шаблонах дано без учета российских правил оформления документов.

При запуске программы Word или нажатии кнопки создается новый пустой документ, основанный на шаблоне Обычный. Этот шаблон можно редактировать, чтобы изменить стандартное форматирование.


Смотрите также:


Источник: http://www.delcomp.ru/005_4.html


Как в ворде сделать зеркальные страницы фото


Как в ворде сделать зеркальные страницы

Как в ворде сделать зеркальные страницы

Как в ворде сделать зеркальные страницы

Как в ворде сделать зеркальные страницы

Как в ворде сделать зеркальные страницы

Как в ворде сделать зеркальные страницы

Как в ворде сделать зеркальные страницы

Далее: